A Notificação de Débito do Fundo de Garantia e da Contribuição Social (NDFC) é o documento através do qual o(a) Auditor(a)-Fiscal do Trabalho formaliza e descreve o débito de FGTS e Contribuição Social - CS do empregador, vencido e não pago até a data desse levantamento.

Os valores consignados na NDFC representam os débitos para empregados e período específicos, não quitados pelo empregador até a data de apuração do débito constante na NDFC e somados às correções legais estipuladas.

A partir da lavratura da NDFC inicia-se o processo administrativo para apurar sua procedência que, se confirmada, o constituirá como documento hábil para a cobrança (execução).

Antes da decisão que determinará sua procedência ou improcedência, a empresa tem direito de apresentar DEFESA.

É a data em que o(a) Auditor(a)-Fiscal do Trabalho verifica os depósitos realizados pelo empregador na conta vinculada do empregado e finaliza o levantamento do débito.

Isso significa que os pagamentos realizados após a data de apuração não serão considerados para abatimento do débito na NDFC e deverão ser descontados no momento da cobrança, que é realizada pela Caixa Econômica Federal.

Isso significa também que valores pagos em atraso porém quitados pelo empregador e processados pela CAIXA antes da data de apuração não constarão como débito. Isso porque a NDFC, diferentemente do auto de infração, não tem por finalidade verificar o que foi pago em atraso pelo empregador, mas levantar os valores que o empregador ainda está devendo, ainda que parciais.

Para definição do débito em aberto, o(a) Auditor(a)-Fiscal do Trabalho (AFT) faz uma auditoria nos documentos da empresa, o que inclui informações eletrônicas prestadas à Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), ao Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), ao Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS), ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) e a outros sistemas de informação.

A partir da avaliação dessas informações, é feito o levantamento da base de cálculo do FGTS e CS devidos. A importância apurada pode, inclusive, divergir do calculado pelo empregador, seja porque esse deixou de considerar algum valor, seja porque não reconhece sua existência ou incidência sobre uma ou mais parcelas salariais.

A partir dessa base de cálculo são estipulados os quantitativos totais de FGTS e CS devidos para determinado período e empregados, mês a mês.

O AFT, então, verifica eletronicamente as informações constantes dos sistemas da Caixa Econômica Federal e deduz os pagamentos já quitados pelo empregador através do devido depósito na conta vinculada do empregado.

Deduzido o valor já pago do total devido, resta o débito não pago daquele empregador, que será objeto da NDFC.

Esse débito não pago pode refletir o total devido em determinado mês ou apenas parte desse total, no caso de ter sido feito depósito a menor. Assim, mesmo em meses em que houve recolhimento para determinado empregado, pode haver débito residual.

Serão considerados os depósitos realizados pelo empregador e processados pela CAIXA até a data da verificação, chamada "Data de Apuração" (que sempre será informada na NDFC). A NDFC é, portanto, um espelho da situação da empresa na data de apuração do débito. Valores posteriores deverão ser abatidos no momento da cobrança, que é realizada pela Caixa Econômica Federal.

Verifique se esse débito foi individualizado, isto é, se ele efetivamente foi depositado na conta vinculada do empregado. Há situações em que o pagamento foi realizado, mas faltou a individualização, de modo que o valor total da guia não foi dividido e direcionado às contas vinculadas dos trabalhadores.

Outra situação possível é a que diz respeito a depósitos realizados antes da data de apuração, mas que foram processados pela Caixa Econômica Federal (CEF) apenas posteriormente. Esses valores não serão abatidos na NDFC, pois não estavam na conta vinculada do empregado na data de apuração. Sua dedução deve ser solicitada à CEF antes da cobrança.

Caso verifique que houve pagamento de valor não considerado para abatimento na NDFC, com guia individualizada e processamento anterior à da data de apuração, apresente tal informação em sua defesa para que seja feita a retificação da NDFC através de um Termo de Retificação - TRET.

O levantamento do débito restringe-se ao período e aos empregados auditados, constantes na NDFC, bem como aos valores considerados na base de cálculo e aos depósitos considerados para abatimento.

É possível a lavratura de NDFC complementar referente ao mesmo período, caso seja constatada a existência de verba não considerada na base de cálculo ou outro(s) valor(es) que tenha(m) deixado de ser apurado(s).

Durante o processo administrativo também é possível a lavratura de Termo de Retificação - TRET da NDFC, a fim de corrigir inconsistências.

Parcelamentos anteriores e posteriores à lavratura da NDFC não são abatidos, de modo que os valores não quitados por terem sido objeto de parcelamento constarão como débito na NDFC. Caberá à empresa, no momento da cobrança, solicitar o abatimento desses valores junto à Caixa Econômica Federal.

Com relação ao FGTS, apenas os valores que tiverem sido depositados corretamente na conta vinculada do empregado serão considerados, conforme determina expressamente a legislação. Não são considerados, portanto, eventuais valores pagos diretamente ao empregado.

Com relação à Contribuição Social acrescenta-se que, sendo verba tributária devida à União, não há qualquer possibilidade de que esse valor seja pago diretamente ao empregado, por não ser ele a parte legítima para receber.

Referências: arts. 25 e 26 da Lei 8.036/1990; art. 1º da Lei Complementar 110/2001; art. 40 da Instrução Normativa SIT 144/2018; Precedente Administrativo SIT nº 101 e Nota Técnica 251/MRS/DEFIT/SIT/MTE.

O empregador pode efetuar o pagamento voluntariamente após receber a Notificação de Procedência da NDFC ou a qualquer momento. Caso não o faça, após esgotadas as instâncias de defesa no processo administrativo com a decisão definitiva da CGR, o processo é encaminhado à Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional - PGFN para inscrição em dívida ativa e cobrança. A cobrança atualmente é feita pela Caixa Econômica Federal, em convênio com a PGFN, conforme previsto na Lei 8.844/1994.

Em caso de inconsistências na NDFC, o(a) Auditor(a)-Fiscal do Trabalho que a lavrou, ou outro designado na sua falta, lavrará um Termo de Retificação corrigindo equívocos ou incorreções que eventualmente ocorreram na sua lavratura. O TRET consolidará o valor devido após a retificação e apresentará seu detalhamento, da mesma forma que ocorre na NDFC.

O TAD é a correção da NDFC realizada pelo(a) próprio Auditor(a)-Fiscal do Trabalho Analista. É cabível caso o(a) AFT que lavrou a NDFC tenha cometido erro de interpretação da norma trabalhista sobre as hipóteses de incidência de FGTS e CS, ou em casos de prescrição ou decadência. O TAD consolidará o valor devido após a alteração e apresentará seu detalhamento, da mesma forma que ocorre na NDFC.

1. Acesse a aba Processo Eletrônico → Consultar → Íntegra Processual ou clique aqui;
2. Preencha os dados de consulta nos campos apropriados: o número do documento (Notificação de Débito), o número do processo e o Código de Acesso, que se encontram no Termo de Ciência ou Notificação de Lavratura que você recebeu;
3. Para consultar a partir do número da NDFC, selecione a opção "NÚMERO DOCUMENTO". Para consultar a partir do número do processo, selecione a opção "NÚMERO PROCESSO";
4. Digite o CNPJ ou CPF do empregador notificado, conforme o caso. Para isso, selecione a opção "CNPJ EMPREGADOR" para CNPJ (pessoa jurídica) e "CPF EMPREGADOR" para CPF (pessoa física);
5. Preencha o CAPTCHA (código alfanumérico de segurança);
6. Clique em Consultar Processo;
7. Os documentos são dispostos em ordem cronológica. A NDFC, sendo o documento que inicia o processo, será o primeiro registro. Basta clicar em PDF para consultar o conteúdo do documento pretendido;
8. Para fazer o download ou imprimir o documento exibido, clique nos ícones dispostos na parte superior da janela de exibição do documento.

Sim, no prazo de 10 (dez) dias consecutivos, contados da data de recebimento da NDFC ou do Termo de Ciência ou Notificação de Lavratura. Para instruções sobre como protocolizar sua defesa, acesse a aba Instruções → Como protocolar → Defesa ou clique aqui.

Após a decisão da primeira instância pela procedência da NDFC, o administrado receberá uma Notificação de Procedência do documento fiscal, podendo apresentar RECURSO. Para instruções sobre como protocolizar o recurso, acesse a aba Instruções → Como protocolar → Recurso ou clique aqui.

Basta emitir as guias de pagamento do FGTS e CS conforme valores e empregados indicados na NDFC. Caso exista Termo de Retificação - TRET ou Termo de Alteração de Débito - TAD, os valores que devem ser tomados como referência para o pagamento são aqueles do último documento lavrado (NDFC, TAD ou TRET).

Entre em contato com a Caixa Econômica Federal – CEF, que é o órgão responsável e apresente a Notificação de Débito recebida para que seja informado sobre os procedimentos adequados. A CEF disponibiliza em seu site diversas orientações sobre o parcelamento de débitos de FGTS e da CS.

O processo administrativo de Notificação de Débito do FGTS e da CS conta com duas instâncias de julgamento. A primeira instância é a Unidade de Multas e Recursos da regional – UMR e a segunda instância é a Coordenação-Geral de Recursos – CGR. A UMR é responsável por julgar as defesas administrativas de NDFC e a CGR é responsável pelo julgamento dos recursos administrativos contra a decisão da UMR.

Prazo para defesa: Após a lavratura da NDFC, o empregador em débito é notificado para, caso queira, apresentar defesa no prazo de 10 (dez) dias consecutivos do recebimento da NDFC.

Análise na UMR: Protocolizada a defesa ou expirado o prazo para sua apresentação, o processo é encaminhado a um(a) Auditor(a)-Fiscal do Trabalho Analista da UMR, que elaborará um parecer ("Análise") opinando pela manutenção (procedência) ou não (improcedência) da NDFC. Para emissão de tal parecer serão levadas em consideração as informações constantes nos autos, inclusive a defesa, desde que essa tenha sido apresentada de acordo com os requisitos legais.

A qualquer tempo podem ser determinadas providências adicionais, como diligências ou saneamento processual, o que inclui a lavratura de TAD e TRET.

Decisão de 1ª instância e imposição de multa: Após o Parecer do Analista, os autos são encaminhados à autoridade competente da UMR que decidirá pela Procedência Total, Procedência Parcial ou Improcedência da NDFC.

Recurso de ofício: Em caso de Procedência Parcial (decorrente de TAD) ou Improcedência, a própria UMR apresenta recurso de ofício à CGR, que pode confirmar ou reformar a decisão.

Recurso do administrado: No caso de decisão de Procedência Total ou Parcial, o empregador será notificado da decisão, podendo apresentar RECURSO no prazo de 10 (dez) dias consecutivos.

Admissibilidade recursal: Recebido o Recurso, a UMR avaliará a presença de seus pressupostos de admissibilidade e, estando presentes, encaminhará o processo para a CGR.

Análise na CGR: O processo é encaminhado a um(a) Auditor(a)-Fiscal do Trabalho Analista da CGR, que avaliará as razões de recurso e elaborará um parecer ("Análise"), opinando pela manutenção ou não da decisão da UMR.

Decisão definitiva: Com base no Parecer do Analista, o Coordenador-Geral de Recursos reformará ou confirmará a decisão da UMR e proferirá a decisão definitiva pela Procedência Total, Procedência Parcial ou Improcedência da NDFC. Em caso de Improcedência o processo será arquivado.

Encaminhamento para inscrição em dívida ativa e cobrança: Em caso de Procedência Total ou Parcial, o processo será encaminhado à Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional para inscrição em dívida ativa da União e cobrança, desde que a multa administrativa imposta não tenha sido paga ou tenha sido paga a menor.

Observações: O presente resumo constitui apenas um esboço dos principais trâmites do processo administrativo de Notificação de Débito do FGTS e da CS. Para conhecer o rito completo e seus detalhes, consulte a legislação pertinente. Maiores informações podem ser obtidas acessando a aba Instruções → Legislação Pertinente ou clique aqui.